Wie FTAPI mit Gehaltsbenchmarking von Ravio professionelle Vergütungsstrukturen aufbaute

Die Herausforderung: Fairness skalieren ohne Compensation Playbook

FTAPI ist Deutschlands führende Plattform für DSGVO-konformen Datenaustausch und bedient über 2.000 Unternehmen sowie mehr als eine Million Nutzer:innen in öffentlicher Verwaltung, Gesundheitswesen und anderen regulierten Branchen.

Als Münchner Softwareunternehmen mit dem Ziel, die europäische Souveränität im Datenschutz zu stärken, agiert FTAPI in einem der anspruchsvollsten Compliance-Umfelder weltweit – ein Kontext, in dem Vertrauen, Datensicherheit und Fairness oberste Priorität haben. Mit der jüngsten Series-B-Finanzierung setzt FTAPIs Erfolgsgeschichte ein beeindruckendes Beispiel für das Potenzial und die unverzichtbare Bedeutung des deutschen Tech-Ökosystems zur Stärkung der digitalen und wirtschaftlichen Unabhängigkeit Europas.

Als Kim Heckner vor knapp drei Jahren als Head of People and Culture bei FTAPI anfing, übernahm sie jedoch ein Vergütungssystem, das manuell komplex und inkonsistent war.

Die Auswirkungen von Entscheidungen nach dem "Bauchgefühl" auf die Personalkosten waren deutlich und nicht immer fair: Ich mag es nicht, jemandem mehr zu zahlen, weil die Person nett ist oder gefragt hat, während andere das nicht getan haben."

Kims Überzeugung war, dass Fairness kein Nice-to-have ist, sondern eine Voraussetzung, um eine People-Funktion aufzubauen, die ein echter strategischer Partner für FTAPIs Führung sein kann.

Was sich ändern musste:

Als FTAPI wuchs, wurden die Schwächen des bisherigen Ansatzes deutlich:

• Keine vertretbaren Benchmarks: Wenn Hiring Manager Gehaltsentscheidungen hinterfragten, gab es keine glaubwürdigen Daten als Referenz.
• Teilweise Inkonsistenzen zwischen Rollen
• Keine Markttransparenz: Gespräche über Gehaltserhöhungen stützten sich auf verschiedene Quellen, die je nach Rolle oder Abteilung variierten.
• Glaubwürdigkeitslücke: Vergütungsentscheidungen wirkten auf Mitarbeitende willkürlich, was es People Department, Vertrauen im Team aufzubauen.

Eine Entscheidung treffen: Warum deutsche Daten und Vertrauen wichtig waren

Kims erster Schritt war entschieden: Sie wollte die Vergütung professionalisieren, beginnend mit dem Fundament – einer verifizierbaren, verlässlichen Datenquelle.

Was FTAPI brauchte:

1. Deutsche Marktdaten – keine globalen Durchschnittswerte

„Einer der Gründe, warum wir uns für Ravio entschieden haben, war, dass sie Benchmarks von einer Vielzahl deutscher Unternehmen haben und uns transparent eine Liste mit Namen aus betrachteten Peer-Groups und Unternehmen zeigten, mit denen wir uns vergleichen wollten."

FTAPI vergleicht sich nicht mit Google oder dem Silicon Valley. Das Unternehmen konkurriert um Talente auf dem deutschen Tech-Markt – ein eigenständiges Ökosystem mit anderen Gehaltserwartungen, regulatorischen Anforderungen und Vergütungsphilosophien als in oft US-lastigen Datenquellen. Viele traditionelle Umfrageanbieter nutzen standardmäßig globale Aggregate oder Märkte, in denen ihre Daten am stärksten sind, was die Relevanz verwässert.

„Und natürlich bedeutet es, wenn wir in andere Märkte expandieren, dass wir bereits eine Lösung haben, da wir ein Tool haben, das auch mehrere Länder unterstützt."

2. Vergleichbare Peer-Daten – SaaS/B2B/Scale-up, nicht Großkonzerne

FTAPI musste sich mit Unternehmen in einer ähnlichen Wachstumsphase und einer ähnlichen Marktposition vergleichen. Generische Umfragedaten, die auf größere Unternehmen gewichtet waren, verzerrten FTAPIs Benchmarks nach oben und schufen unrealistische Erwartungen.

„Als Scale-up-SaaS-B2B-Unternehmen mussten die Unternehmen, mit denen wir uns vergleichen wollten, in derselben Sphäre sein. Wir können nicht mit den Gehältern konkurrieren, die beispielsweise bei Google gezahlt werden. Also brauchten wir ein Tool, das einen Benchmark bietet, der mit unserem Unternehmen vergleichbar ist."

3. Datensicherheit und Compliance von Anfang an

FTAPI musste sicher sein, dass die Daten, die zu Ravio hochgeladen wurden, mit denselben Schutzmaßnahmen behandelt werden, die FTAPI seinen eigenen Kund:innen garantiert. Vertrauen erforderte das Verständnis von Ravios Sicherheitsarchitektur.

„Alle Datensicherheits- und Schutzvorschriften mussten die Anforderungen hier erfüllen."

4. Personio-Integration – eine operative Notwendigkeit

FTAPI nutzt Personio als HRIS, und die Möglichkeit, Ravio direkt mit Personio zu integrieren, war eine kritische Anforderung. Manuelle Dateneingabe oder Export-/Import-Workflows würden Kims Ziel der Modernisierung der Vergütung zunichtemachen.

Der Weg zu Ravio

Kim evaluierte mehrere Anbieter, aber Ravios Stärken passten am besten zu FTAPIs Bedürfnissen:

• Echtzeit-Benchmarks für Deutschland, die die Unternehmen und Rollen abdecken, die FTAPI wichtig sind
• Transparenz der Peer-Gruppe (die Möglichkeit zu sehen, welche Unternehmen zu den Daten beitragen, schafft Vertrauen in die Vergleiche)
• Datensicherheit auf Unternehmensniveau, mit integrierter Compliance von Tag eins (vollständig DSGVO-konform, verschlüsselt im Ruhezustand und bei der Übertragung, anonymisierte Benchmarking-Daten)
• Personio-Integration für ein nahtloses System

Wie Kim sich erinnert, kam die Entscheidung zunächst mit Skepsis: „Natürlich wollten die Leute verstehen, warum wir Geld für ein Produkt ausgeben müssen, wenn wir dieselben Informationen kostenlos online suchen können. Aber Google und LLMs sind nicht der Allwissende."

Sie hatte die Zustimmung der Führung, weil der Fall klar war: Der Wechsel zu einem professionellen, vertretbaren Vergütungsprozess passte zu FTAPIs Wachstumsphase und strategischen Werten – das direkte Abrufen von Vergütungsdaten aus HR-Systemen der Unternehmen durch Integrationen lieferte dokumentierte, reale Gehaltsinformationen statt synthetisierter Schätzungen aus Online-Quellen unterschiedlicher Qualität.

Ravio nutzen: Internes Vertrauen aufbauen

Das Onboarding war „wirklich reibungslos. Das Ravio-Team war sehr hilfsbereit und hat immer versucht, uns das Leben leichter zu machen, was sehr geschätzt wird".

Die echte Transformation geschah, als das FTAPI-Team begann, das Tool für echte Entscheidungen zu nutzen:

„Für uns in der Personalabteilung wurde das Leben viel einfacher. Wir konnten in den Benchmark-Bereich [der Ravio-Plattform] gehen. Ich mag diese Funktion sehr, weil sie die Daten zeigt, die ich sehen muss. Sie gibt mir die Informationen, die ich brauche, sofort."

Drei spezifische Elemente schafften Vertrauen für Kim:

1. Sichtbare Peer-Gruppe

„Den Kundenstamm zu haben – zu wissen, woher du die Daten bekommst und mit wem wir uns vergleichen – ist sehr hilfreich. Als ich das letzte Mal auf die Liste geschaut habe, haben wir Unternehmen entdeckt, mit denen wir uns vergleichen wollten. Das ist sehr wichtig."

Diese Peer-Gruppe zu sehen, schuf sofortige Glaubwürdigkeit. FTAPIs Mitarbeitende und Manager:innen konnten die Logik hinter den Benchmarks nachvollziehen.

2. Klare, intuitive Benutzeroberfläche

Das Benchmarking-Modul war klar und einfach zu navigieren. Für ein schnell wachsendes Unternehmen, in dem viele Führungskräfte keine Vergütungsexpert:innen sind, ist Zugänglichkeit wichtig. „Vieles an der Benutzeroberfläche ist sehr intuitiv. Das ist auch sehr wichtig."

3. Exportierbare Daten

„Du kannst die Daten – oder die Gehaltsbänder, die du selbst erstellst – nach Excel exportieren, was wirklich hilfreich und notwendig ist, besonders für die Weitergabe an den Rest des Führungsteams. Es hilft auch, Admin-Kontrollen zu haben, mit denen ich die Mitarbeiteransicht verwalten kann – super praktisch!"

Die Transformation: Vom Bauchgefühl zu datengestützten Entscheidungen

Kim hebt zwei zentrale Ergebnisse der Einführung von Ravio bei FTAPI besonders hervor:

1. Zunahme des Vertrauens in Vergütungsdaten

Kim bemerkt, dass ihr aktuelles Vertrauen in Vergütungsdaten jetzt in starkem Kontrast zu dem steht, wo es war, als sie zu FTAPI kam.

„Ich wollte eine solidere Basis, eine vertrauenswürdigere Basis haben. Unsere Vergütungsgespräche sind jetzt produktiver. Vor Ravio haben drei Personen, die dieselbe Frage googeln, drei verschiedene Antworten gefunden, also haben wir Zeit damit verschwendet, zu debattieren, welche Daten richtig sind. Jetzt starten wir von einer gemeinsamen Baseline – ‚hier ist, was Ravio zeigt' – und konzentrieren unsere Diskussion auf die tatsächliche Entscheidung. Die Qualität unserer Gespräche hat sich von 5 von 10 auf 8 von 10 verbessert."

Das ist der Kernwert: Ravio hat eine gemeinsame Baseline und eine einzige Quelle der Wahrheit geschaffen. Ob FTAPI sich entscheidet, diesen Daten zu folgen oder davon abzuweichen – sie sind besser vorbereitet in dem Wissen, dass sie jetzt eine informierte Entscheidung treffen, keine Vermutung.

2. Vertretbare und gerechte Vergütungsentscheidungen, jedes Mal

Die bedeutendste Veränderung war philosophisch. Das Ziel war nie, Vergütung „perfekt" zu machen, sondern sie vertretbar und gerecht zu gestalten.

„Wir haben jetzt ein anderes Vergütungsschema und einen anderen Prozess, bei dem ich das Gefühl habe, dass wir fair sein können im gesamten Unternehmen, über alle Rollen hinweg. Und Fairness ist mir sehr wichtig."

Für FTAPI ging es bei der Auswahl eines Vergütungstools nicht nur um Benchmarking-Funktionen. Es ging um Vertrauen. FTAPI integriert sein Personio-HRIS mit Ravio und lädt dabei sensible Mitarbeiterdaten hoch – diese Integration muss FTAPIs Sicherheitsstandards erfüllen.

Das ist eine oft übersehene Dimension der Tool-Auswahl in regulierten Branchen: Du kannst deine Compliance-Kultur nicht auslagern. Einen Anbieter zu wählen bedeutet, mit jemandem zusammenzuarbeiten, der deine Werte teilt. Für FTAPI bedeutete Ravios Security-First-Ansatz, dass sich die Partnerschaft sicher anfühlte und auf gegenseitigem Vertrauen aufgebaut war.

Ravios Ansatz zur Sicherheit adressierte FTAPIs Bedenken direkt:

• Integrierte DSGVO-Konformität: Jeder Kunde unterzeichnet eine Datenschutzvereinbarung (DPA), die den UK- und EU-DSGVO-Anforderungen entspricht. Personenbezogene Daten werden in den Benchmarking-Datensätzen anonymisiert, sodass sie nicht auf einzelne Unternehmen oder Mitarbeitende zurückgeführt werden können.
• End-to-End-Verschlüsselung: Alle Kundendaten werden automatisch sowohl bei der Übertragung als auch im Ruhezustand verschlüsselt. FTAPIs Mitarbeiterdaten liegen nicht ungeschützt auf Ravios Servern.
• Unabhängige Drittanbieter-Prüfung: Ravio nutzt Vanta für Echtzeit-Compliance- und Sicherheitsüberwachung und führt jährliche Penetrationstests durch. Für ein compliance-bewusstes Unternehmen wie FTAPI ist diese Transparenz beruhigend.
• Anonymisierte Benchmarking-Daten: Ravios Benchmarks sind vollständig aggregiert und anonymisiert – FTAPIs Gehaltsinformationen tragen zu Marktdaten bei, aber es ist unmöglich, zurückzuverfolgen, von welchem Unternehmen ein einzelnes Gehalt stammt.
• Transparentes Trust Centre: Ravio veröffentlicht ein Echtzeit-Trust-Centre, das Sicherheitspraktiken über Infrastruktur, organisatorische Sicherheit, Produktsicherheit, interne Verfahren und Daten/Datenschutz detailliert – ein Maß an Transparenz, das in der Branche selten zu sehen ist.

FTAPI hat erreicht, was Kim sich vorgenommen hatte: einen Vergütungsprozess, der auf Fairness, Transparenz und Daten basiert – und der mit der Mission und den Werten des Unternehmens übereinstimmt.